Mediation is a powerful and efficient way to resolve freedom of information appeals. This episode explores the value-add of mediation and how building trust, active listening, and education can lead to win-win settlements for both parties. Commissioner Kosseim speaks with Shaun Sanderson, a mediator at the IPC, about how mediation works, what parties should do to prepare, and what they can expect to get out of the process. -- La médiation est un moyen puissant et efficace de résoudre les appels en matière d'accès à l'information. Cet épisode explore la valeur ajoutée de la médiation et la manière dont la confiance, l'écoute active et l'éducation peuvent conduire à des accords gagnants pour les deux parties. La commissaire Kosseim s'entretient avec Shaun Sanderson, médiatrice au CIPVP, sur le fonctionnement de la médiation, sur ce que les parties doivent faire pour se préparer et sur ce qu'elles peuvent attendre du processus.
Patricia Kosseim:
Hello, I'm Patricia Kosseim, Ontario's Information and Privacy Commissioner and you're listening to Info Matters, a podcast about people, privacy, and access to information. We dive into conversations with people from all walks of life and hear real stories about the access and privacy issues that matter most to them.
Hello listeners and welcome to another episode of Info Matters. Thanks for tuning in. Freedom of information is essential for shedding light on issues that matter to individuals and communities. Whether it's access to records relating to the activities of government or records of your own personal information, you have a right to know. Under Ontario's freedom of information laws, you can file a freedom of information request to seek access to government records. Once you filed your request, the institution generally has 30 days to respond, unless they have reason to extend this timeline. Sometimes you receive the information you want or need and sometimes you don't.
Although access should be the general rule, there are legal exceptions, and institutions have certain legitimate grounds for denying access to information. But if you're dissatisfied with a decision made by an institution in response to your request, and if you reasonably believe the decision does not comply with the law, this is where my office can come in.
In Ontario, you have 30 days from the date of the institution's decision to file an appeal with our office. You may choose to file an appeal because you disagree with how long the institution is taking to respond to your request or because you think the fee estimate they've provided to cover the administrative costs associated with your request is too high. Perhaps an institution has indicated that some or all of the records you requested don't exist, but you have reason to believe otherwise or you may not agree that the exemption that the institution is relying on to deny you access applies in your specific case.
In many instances, issues like these can be resolved very early on in our dispute resolution process here at the IPC, sometimes at intake or early resolution and sometimes on an expedited basis. In other cases, the appeal proceeds to the mediation stage where parties work together through an experienced mediator to come to mutually agreeable resolution.
So you may be asking, what is mediation? How does it work? What do I need to prepare for a mediation session? Well, in this episode, you'll get answers to these questions and more. My guest today is Shaun Sanderson, a mediator at the IPC. She's talented and dedicated and has decades of experience working with parties to facilitate and resolve access appeals. Shaun, welcome to the show.
Shaun Sanderson:
Thank you very much.
PK:
Shaun, you've been a mediator for several years, both here at our office at IPC and at the Workplace Safety and Insurance Appeals Tribunal. Tell us a little bit about how you started in this line of work, and what kinds of skills does a mediator like you need to have?
SS:
I was a pre-hearing legal worker at the Workplace Safety and Insurance Appeals Tribunal when I was given an opportunity to take some mediation training courses and that introduced me to the field of conflict resolution. At that time, tribunals and courts were really embracing alternative dispute resolution and there was an explosion of courses and programs being developed throughout the province. After working at the tribunal for a few years, I joined the IPC as a mediator in 2000 and I've been working here ever since, both as a mediator and in various roles relating to mediation.
In terms of the skills that a mediator needs, obviously there are a lot of courses that all of our mediators at the IPC have taken to become certified as mediators. But in terms of the most important skill that I think that a mediator needs is really to be a good listener. Listening skills are really critical in understanding and assisting the parties throughout the mediation process. When someone comes to our office or to any government appeal body, they have a story, they have a reason that they've filed an appeal, they have an issue that's very important to them and they have a history. They need to feel heard and understood. And as a mediator, being able to really truly listen to what their needs are, what their concerns are, and what their interests are will go a long way in establishing rapport with the parties, in building trust with the parties, and in eventually hopefully being able to assist them in resolving their dispute.
I think maybe another important skill really is patience, because being a mediator, you are in the middle of conflicts all day long. It can be very long and exhausting process and you really need to have the patience to allow the parties to go through the process and come to a resolution however long that might take. So I think those are kind of really important skills for a mediator to have.
PK:
And as you say, those don't necessarily get taught or learned in courses, but this is the kind of experience that you get on the job and through the many years of working this area, as you have.
Many of our listeners may not really be familiar with the mediation process, how it works, particularly in the context of access to information appeals. Can you give us a bird's eye view of the mediation process at the IPC?
SS:
I should start by saying that mediation is the IPC's preferred method of dispute resolution. At the beginning of receiving an appeal, our office makes sure that we have all of the relevant documentation and the records at issue at the intake stage of the appeal process, and then the file is transferred to mediation. The mediator receives the file, they obviously review all of the documents and correspondence in the file, and then basically the mediator determines how the process will unfold as each appeal that we do receive at our office is unique. Every file has its own special circumstances and issues and the mediator decides how to proceed with the mediation.
So they will reach out obviously to both parties. And the role really of the mediator is to educate the parties about the process. So we do go through the whole mediation process with them and we go through the FOI legislation with them.
We work with the parties, well, especially with the appellant, to clarify the issues in dispute. So what is it that they're appealing? What are their concerns, why it brought them here? Our job really and our goal is to try to settle all of the issues in the appeal. Or if we're not able to settle them completely ,to narrow and clarify the issues that may proceed to adjudication, which is the next stage of the appeal process if the file doesn't settle in mediation. We really try to work with the parties to reach a voluntary, a mutually acceptable resolution of the issues and dispute. And this can basically mean reducing the number of records at issue as well as the number of exemptions at issue.
Part of the mediator's role is also to provide advisory opinions to the parties based on past IPC orders. So we have hundreds and hundreds of orders on our website that appellants and institutions can research, but the mediator's role is to research these orders and to provide their advisory opinion to the parties as to the likely outcome of success if the file moves to adjudication.
It is important also to point out that mediators are neutral. We are neutral third parties, so we can provide opinions, but we don't make decisions.
In terms of educating the parties, we do share a lot of guidance documents that our office has developed over the years. We have interpretation bulletins that explain the exemptions in a way that people can understand them. Give examples using plain language, it kind of explains those exemptions to the parties. So we do share those fact sheets, guidance documents, and we share orders with the parties to assist them in the mediation process.
In terms of the approach to mediation, we explore interest-based and rights-based approaches to mediation. And then in terms of methods of mediation, we do some shuttle mediation, which means that's where the parties go back and forth and the mediator facilitates discussions by contacting one party and then the other party. But really, our preferred method of mediation is through either teleconferences with the parties or face-to-face or Teams meetings with the parties because it is so important for the parties to be together at the same time to enable communication between the parties.
That's where really the mediation happens. That's where parties can explain their positions to each other. We can build trust and communication between the parties. It improves future interactions for ongoing relationships.
There's often a lack of communication at the request stage, which is unfortunate because when they come to mediation, we realize that if an issue had been clarified at the request stage, they may not even need to have filed an appeal. So sometimes it's really just figuring out the interest of the parties. So having a teleconference is very important for the parties to be able to communicate directly rather than having a back and forth long, drawn-out process where we do the shuttle mediation.
But depending on the circumstances of the appeal and the issues and the appeal to mediator decides on the appropriate method for mediation, and we will attempt to resolve the appeal as best we can and as quickly as we can. If the file doesn't resolve, then we issue a mediator's report at the end of the process and prepare the file for adjudication.
PK:
Which is a more formal means of resolving the matter before our tribunal, of course.
SS:
Yes, absolutely. That's a very good point. Basically, the mediation process is a much less formal process and it allows, like I said, for direct communication between the parties rather than adjudication, where it's a much more formal process conducted through written representations with the parties.
PK:
A couple of things you said that I thought were really interesting, and that's how you measure success as a mediator. Sometimes success is not always about resolving the file completely, but even partial resolution in terms of narrowing the issues or narrowing the number of records at issue is a success in and of itself.
Another thing you said is really important and I've come to appreciate myself, is the educational role of the mediator. You play a big role educating the parties who may not be familiar. And either party, sometimes it's the FOI coordinator on the institution side in a small institution that doesn't have the resources to be able to dedicate full-time efforts. So sometimes they're learning as well as the appellant and the educational role of the mediator is so fundamentally important. I want to thank you for the important work you do on that front. You mentioned the interpretation bulletins, and that is a new resource of our office that I think parties on both sides have come to appreciate and will appreciate even more because it's a very accessible way of getting educated on how we've interpreted the law or certain provisions.
You mentioned interest-based and rights-based approaches to mediation, and I would love if you can expand on that a little bit. What's the difference between the two?
SS:
When I say that we take both an interest-based and a rights-based approach to mediation, we are doing both approaches sometimes at the same time. If we look at the rights-based approach, basically what that means is we're looking at does the appellant have a right to access the information? So do these exemptions apply to the information? Did the institution properly exercise its discretion to withhold the information or to apply those exemptions? And really, that rights-based approach is a much more of a focus on the actual records and based on past orders, whether or not the individual has a right to that information.
It is important to note that records are often disclosed during mediation. An institution may agree to issue a revised decision to the appellant along with additional records. It may be that circumstances have changed or an exemption was incorrectly applied or the institution has considered relevant orders and the mediator's opinion that an exemption likely won't apply.
Without getting too technical, there are discretionary and mandatory exemptions that an institution can rely on to withhold information. With discretionary exemptions, there's a lot of room for mediation because the institution can also exercise its discretion to disclose information. And if so, then that record can be disclosed.
When we look at an interest-based approach to mediation, what that basically means is what are the underlying interests of the parties? What is the appellant's real interest here? What brought them to our tribunal? What is the kind of information that they're looking for?
It may be that when someone files an appeal, there could be hundreds if not thousands of pages of records that are at issue. So we ask the question, do they really want every single document at issue in this appeal? We work to understand what is their request about? What information are they looking for? And what would satisfy them in terms of resolving the appeal?
They may not want thousands of pages of records, it may be a particular document. It may not even be a record, but it may be that someone has a question, and if the institution is able to answer that question and that may actually satisfy the appellant. The answer may not even be in the records at issue, but the institution has discretion to provide information during a teleconference to an appellant. It may be an apology for something that's happened that someone is not happy with. And the institution is able to provide some background information to an appellant on a situation or why something happened and provide either an apology or perhaps an explanation.
When you think about someone receives a decision from an institution and they just list all of the exemptions at issue and they say, "Your appeal's denied pursuant to sections 14, 15, 16, 17 of the act," for an appellant, that's not really meaningful. So in terms of the interest-based approach, the institution can actually take the time to provide some explanation about the exemptions, why they're claiming those exemptions. They can provide a greater understanding about the records, perhaps without disclosing the substance of the record, but they can give some background or explanation about the record that might satisfy the appellant.
During the interest-based teleconference, a lot of options, other options might be generated. There might be a way to resolve an issue outside of the FOI process. And I think probably the most important thing with the interest-based approach is that it's a quicker process than going through the more rights-based approach where you're dealing with hundreds of pages of records. In fact, the interest-based approach can result in very little disclosure of their records. If someone is satisfied with an explanation or they receive information that they're looking for in another way, that can resolve the appeal. So that's the main difference.
PK:
So if I understand correctly, in an interest-based mediation approach, it's less about the technical interpretation of the act, who's right, who's wrong, but it's really about listening to both parties, trying to understand what underlying issue's at stake, what do they really want? And how can the institution, in many cases, accommodate that without even having to go through the fight of thousands of records?
SS:
Yes. When you're in the middle of a mediation in a teleconference, there are certain kind of phrases, keywords that jump out at a mediator. And one of them is when you hear an appellant say, "All I really want to know is," that's the key there. And that's where you can really build on what is it that they really want and what can we do to provide them with that information? Even if they may not be entitled to a record, there are some exemptions that are legitimately claimed by institutions and they can't get access to that information, but there still may be another way to satisfy them without shutting the door completely. A lot of creative solutions can happen during mediation that's outside of a rights-based approach.
PK:
Can you give us an example of where mediation successfully resolved a freedom of information appeal?
SS:
Our annual report every year, we do publish some success stories of mediations. If people are interested in looking at some examples of that, that could be helpful.
But to give a recent, sort of a concrete example, I had a file recently where it was a request to a township from an individual looking for particular information. It was kind of two different requests. They were seeking information about the activities of the chief building officer over a long period of time, including every site visited, the actions and decisions resulting from those visits. And then they were looking for multiple years of township expenditures, including dates, amounts, and purposes of payments. And all of that together, the township claimed that that request was frivolous and vexatious.
So we had a situation where the appellant appealed that decision. There was a lot of mistrust between the parties. It was a very acrimonious history. There was a lot of preliminary groundwork that was done before we actually had the teleconference. I did share our frivolous and vexatious fact sheet with the parties, with the institution, previous orders with the parties. I worked with the appellant to really get at their underlying interests. What was it that they really were looking for? What kinds of questions were they concerned about? And I was able to share that ahead of time with the township so that they could be prepared to answer those questions during the teleconference.
And then we did have a teleconference with all of the parties. And I think the key to this success of this, which it did resolve actually, but the key was that they had the right parties at the table. So in addition to the CAO, which most municipalities will bring, they also had the people who were experts in the subject matter of the request. So they brought the chief building officer to the teleconference and they also brought the treasurer. So those two individuals could actually answer questions that the appellant had. And they were able to not only answer the appellant's questions, but to assist them with revising the requests and the timeframes to capture the appellant's interests and what they were really looking for.
In the end, they were able to basically revise the request. They were able to significantly reduce the amount of work for the institution, including the search time, the preparation time, and the overall fees that would be required. So it really was a win-win for both parties. They did withdraw the frivolous and vexatious claim and we were able to resolve that appeal.
But it was satisfying because, like I said, they had a long relationship, a long history that was acrimonious. And in the beginning, sometimes parties are very reluctant to participate and they think there's no way that this is going to resolve. And you'll be surprised, when you actually get people together, eventually, during the mediation, people start to break down barriers and break down their walls and start focusing on the problem. It's interesting to see when there's kind of a shift in the process and you can actually see people shift from being protracted and positional and suddenly recognizing, "Oh, there may be an option here or a resolution that is going to benefit both parties." So yeah, that's one example.
We just had a mediator with our office recently resolved an appeal that had over 70,000 pages of records. We kind of celebrated this on our team because that was a huge success. And in that case, it involved a ministry. During mediation, they provided a highly detailed description of the types of records that were at issue and that were denied. They provided their rationale for applying the exemptions and some exclusions. And they gave a thorough description of their search efforts.
And in that case, the mediator gave her opinion based on the legislation and previous IPC orders. And in the end, the appellant was satisfied. That's a very successful mediation when you can resolve a file that had over 70,000 pages of records and otherwise would have gone on to adjudication and would have been extremely time-consuming for the adjudication team to deal with.
PK:
So in that second example, in the end, there was no need to release the 70,000 records?
SS:
Exactly. Those pages were not disclosed, but the appellant did receive other information that they were looking for that was satisfactory to them.
PK:
That makes my heart sing, as you know, because everybody is strapped for resources.
SS:
Exactly, yeah.
PK:
The institutions, the parties, and our office. We too benefit from these success stories because there's only so many resources to go around. I'd like to ask you, how do you think mediation contributes to the efficiency of the FOI process?
SS:
Mediation is the IPC's preferred method of dispute resolution. And if you look at our statistics over the past many, many years, year over year, of all of the appeals that move to the mediation stage, 70% of appeals are fully resolved in mediation every year. That's a huge and significant number of appeals that are completely resolved without the need for a lengthy adjudication process.
In 2023, 68% of our appeals were fully resolved and a further 17% were partly resolved. Again, that's a huge number, very successful mediation statistic for our team.
So it's clear that resolutions enhance the efficiency of the process. There are huge advantages to mediation for both parties. Parties can retain control over the outcome of the process. So rather than it proceeding to adjudication where one party wins and one party loses, we like to say it's a win-win settlement for everyone that may not be possible through adjudication. Adjudication is a more formal adversarial and labor-intensive process, so it really does save a lot of time and a lot of money for the parties. Even if a file doesn't settle completely, it's still very important to go through the mediation process because oftentimes, if it doesn't settle completely, it still significantly can reduce the number of records and exemptions at issue. So the issues can be very clearly identified to assist in the adjudication process.
PK:
I love the examples that you gave because it's a huge tribute to you and to the other mediators of our office on the important role you play in building trust between the parties. And that's not to be underestimated by any means because that is a skill to bring the parties together, build that trusting environment, and allow creative solutions to come forward in good faith.
Most cases, you're dealing with willing, cooperative participants who may misunderstand things or may have miscommunicated or need to be educated, but they're, in large part, acting in good faith and willing and cooperative throughout the process. But sometimes they're not as cooperative. And I'm wondering, in those more difficult cases, what options do you have as a mediator to take control of the process?
SS:
Part of the role of the mediator is to facilitate the process and we are basically in charge of the process. We decide how things will unfold, the type of methods of mediation and that sort of thing.
Unfortunately, we do have situations where perhaps people aren't as cooperative as they could be. We do have some tools that our office has developed to assist us with that. One of them is we do have a code of conduct and it is on our website and it's applicable to all parties. And basically, it just sets out kind of ground rules and rules for how someone should behave during mediation and not only mediation, during all stages of the appeal process. And obviously, people need to be respectful to not just the mediator but to each other and to the process. So we can rely on our code of conduct.
We have just actually recently updated our code of procedure. It's recently been updated for appeals under FIPPA and MFIPPA. It'll be effective September 9th, I believe. So there are some tools that we have in the code of procedure that have been updated to assist us in taking a little bit more control of the process in cases where parties aren't willing to move or maybe they're being obstructionist.
So the updated code allows mediators to move an appeal to adjudication or another part of the appeal process as appropriate, to resolve remaining issues. Where further mediation isn't possible and an appellant isn't willing to move either to adjudication or another stage of the appeal process, but the file isn't going anywhere, the appeal can be closed. Where an appellant does not respond to deadlines and the mediator is unable to contact them after repeated attempts, we are able to close the appeal as abandoned. And if an appellant conducts themselves in a vexatious manner, they can be found to be a vexatious litigant and the appeal can be closed on the basis that it's an abusive process.
Those are some tools that we would hope not to have to use very often. Generally, parties are willing and are acting in good faith to try to resolve issues, and the main thing is we need to ensure that the appeal is moving forward, moving along. And we don't want them to be stuck in at any stage of the process because of parties who are either not participating or not engaging in the process.
PK:
That's a great overview and yes, the revised code is up on our website and will be in effect as of September 9th. So thank you for mentioning that because that's going to be very important for many institutions and Ontarians listening in to this episode.
Shaun, one final question. I would love for you to share your advice for people who are entering the mediation process to resolve an access appeal. What would you tell them is what they should expect out of the process and how should they be preparing for an effective successful mediation?
SS:
We really hope that parties are open to the process and will actively engage in the process. It is important for them to put their trust in the mediators. We have a team of mediators that are extremely knowledgeable. They are experts in the legislation as well as the mediation process. They are willing to listen to parties and to take the time that's necessary to assist the parties in resolving an appeal. Really, it's important to come to the process with a willingness to participate with the assistance of the mediator who will facilitate that process.
For institutions, some things that they should do to prepare for the process is that definitely, they should prepare an index of records wherever possible and provide as much detail, so that index should be shared with the appellant, so that they can understand what the records are and what exemptions are being claimed for those records. Because if you can imagine, an appellant is coming here, often they have no idea what the records even are. All they had is a decision claiming a number of exemptions. So having an index of records is a very important tool that we have in mediation to assist in resolving a number of records at issue.
Like I said earlier, ensure that decision makers are available to participate in the process. And if they're not available to participate at a teleconference on the day of, at least make sure that you have quick access because there's nothing worse than going through a mediation process and all the parties come to a resolution and there's momentum and everyone is happy, and then someone has to go back and get approvals. And that ends up taking weeks, if not months, that can stall the process and really frustrate the process. So you want to build on momentum and try to resolve things as quickly as possible. You have to have decision makers available. And similarly, you have to have the subject matter experts involved in the process who can actually answer questions that appellants may have and are able to actually speak to the records.
PK:
Like the chief building officer in your example.
SS:
Exactly.
PK:
Which was a wonderful example of how successful that was when the expert was at the table, able to answer the questions.
SS:
Exactly. Another important thing, be prepared to provide explanations and to discuss the general nature of the records and maybe the reasons why they're being withheld. You don't have to obviously disclose the substance of a record, but the institution does have an obligation to explain what is being withheld and why, under which exemptions, and provide some rationale for that. So rather than waiting for a file to go to adjudication where you're going to put all of that detail in written representations, if you can do it during the mediation stage, that will assist everyone in resolving it much quicker.
It's also important for institutions to recognize that there is a power imbalance here, right? Appellants, they have no idea sometimes what they're even looking for. What exactly are the records? They might make just a very broad general request because they don't even know what particular document they should be asking for. They may have received partial access, but a majority of their records might be blacked out. So it's important to recognize that the institutions can assist in providing some explanation to them, what is being withheld and why.
For both parties, come prepared to the teleconference. For appellants, that means trying to highlight the specific records that you might be most interested in. So a lot of times, institutions will provide an index of records along with their decision at the request stage. And that's very helpful and I encourage appellants to identify which documents you're most interested in discussing during a mediation.
For both parties, please respond to the mediator in a timely manner. It's very important to respond to deadlines, follow through with your commitments. So if you say that you're going to do something by a certain date, please do that. It's really, really important to keep the process moving along.
Please do give consideration to the mediator's advisory opinion. They are experts in the legislation. They do research and they review orders from our office that are applicable.
And then really make an effort to understand and listen to the other side. Give due consideration to mediation proposals. Really, it's trying to understand where the parties are coming from.
When you think about appellants, we have people who they may be very frustrated with government, with the bureaucracy. They may have a long history with an institution. So when they're coming to our office, it's important that we give them that time and, like I said earlier, the listening to what their interests are is very important for them to feel heard, not just by the mediator but also by the other side.
That's important for appellants to hear sometimes from the institutions that they're often very under-resourced. These are people that are working within very tight timelines. They have 30 days to respond to an FOI request, and they could be dealing with extremely voluminous requests. The request might not be clear, there could be thousands of records. We're dealing in an environment now where most records are digital, so that does pose some extra challenges for FOI staff in processing requests.
When you come to the mediation and you have an opportunity to listen to the other parties, the parties start recognizing, "Okay, let's figure out a way then that we can make this work for both sides." Successful mediation requires the commitment of all parties, and so the role of the mediator is to help build this commitment and to facilitate a resolution of the issues and dispute as best we can.
PK:
Thank you so much, Shaun, for joining us today and sharing your decades of deep, deep experience as a mediator. It's such a refreshing take to listen to people like you helping Ontarians on a day-to-day basis from the front lines, give us the stories of their FOI requests, their appeals, and how the process actually unfolds in reality.
I learned so much about the role of the mediator and all the things you and our other skilled mediators here at the IPC go through to really build that trust between the parties, to educate them and to bring them to mutually satisfying resolutions. And I have just all that much more awe and admiration for you and all the other IPC mediators who bring such experience and skill and passion and dedication to their jobs. So on behalf of all of us, thank you so much for the work that you do.
SS:
Thank you so much for having me.
PK:
To all our listeners out there, we hope you're walking away with a much clearer understanding of the mediation process at the IPC and why it can be such an effective tool for resolving access appeals. If you want to learn more about the FOI and appeals process, I encourage you to listen to another episode of Info Matters from season one, called Demystifying the FOI Process, which gives you an excellent overview. I also encourage you to visit our website at ipc.on.ca to learn more about freedom of information requests and filing an appeal with the IPC. You can call or email our office for assistance and general information about Ontario's access and privacy laws.
Well, we've come to the end of another episode. I want to thank you for listening, and until next time. I'm Patricia Kosseim, Ontario's Information and Privacy Commissioner, and this has been Info Matters. If you enjoy the podcast, leave us a rating or review. If there's an access or privacy topic you'd like us to explore on a future episode, we'd love to hear from you. Send us a tweet at IPCinfoprivacy or email us at podcast@ipc.on.ca. Thanks for listening, and please join us again for more conversations about people, privacy, and access to information. If it matters to you, it matters to me.
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Patricia Kosseim :
Bonjour. Ici Patricia Kosseim, commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, et vous écoutez L’info, ça compte, un balado sur les gens, la protection de la vie privée et l’accès à l’information. Nous discutons avec des gens de tous les milieux des questions concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée qui comptent le plus pour eux.
Bonjour, chers auditeurs. Soyez les bienvenus à un autre épisode de L’info ça compte, et merci de vous joindre à nous. L’accès à l’information est essentiel pour faire la lumière sur les enjeux qui sont importants pour les particuliers et les collectivités. Qu’il s’agisse de l’accès aux documents qui portent sur les activités du gouvernement ou aux documents qui contiennent vos propres renseignements personnels, vous avez le droit de savoir de quoi il retourne. En vertu des lois ontariennes sur l’accès à l’information, vous pouvez présenter une demande d’accès aux documents du gouvernement. Après que vous avez déposé votre demande, l’institution a généralement 30 jours pour y répondre, à moins qu’il y ait des raisons de prolonger ce délai. Parfois, vous recevez les renseignements que vous avez demandés, parfois non.
Même si l’accès devrait être la règle générale, les lois prévoient des exceptions, et les institutions peuvent s’appuyer sur certains motifs légitimes pour refuser l’accès à l’information. Cependant, si vous n’êtes pas satisfait de la décision de l’institution en réponse à votre demande, et si vous avez des motifs raisonnables de croire que la décision va à l’encontre de la loi, c’est ici que mon bureau entre en jeu.
En Ontario, vous avez 30 jours à partir de la date où l’institution a rendu sa décision pour déposer un appel à notre bureau. Vous pouvez déposer un appel parce que vous n’êtes pas d’accord avec le temps que l’institution met à répondre à votre demande ou parce que vous pensez que l’estimation des droits exigés pour les coûts administratifs associés à votre demande sont trop élevés. Peut-être aussi qu’une institution a indiqué qu’une partie ou la totalité des documents que vous avez demandés n’existent pas, mais vous avez des raisons de croire qu’au contraire, ces documents existent, ou bien vous croyez que l’exception qu’invoque l’institution pour refuser l’accès ne s’applique pas à votre situation.
Dans bien des cas, les problèmes comme ceux-là peuvent être réglés très rapidement au tout début du processus de règlement des différends que nous avons établi au CIPVP, parfois dès la prise en charge, au stade du règlement anticipé, et parfois de façon accélérée. Dans d’autres cas, l’appel passe au stade de la médiation où les parties collaborent pour trouver un règlement mutuellement acceptable avec l’aide d’une médiatrice ou d’un médiateur chevronné.
Vous vous demandez peut-être ce qu’est la médiation. Comment ça fonctionne? Comment se préparer à une séance de médiation? Dans cet épisode, vous obtiendrez des réponses à ces questions, et plus. Mon invitée aujourd’hui est Shaun Sanderson, médiatrice au CIPVP. Shaun est une personne talentueuse et dévouée qui, depuis des dizaines d’années, travaille avec les parties pour faciliter le processus et résoudre les appels relatifs à l’accès. Shaun, bienvenue au balado.
Shaun Sanderson:
Merci beaucoup.
PK :
Shaun, vous êtes médiatrice depuis plusieurs années, ici à notre bureau, au CIPVP et, auparavant, au Tribunal d'appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail. Parlez-nous un peu de ce qui vous a amené dans ce secteur et des compétences qu’un médiateur ou une médiatrice comme vous doit avoir.
Shaun :
J’étais auxiliaire juridique aux conférences préparatoires au Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail lorsqu’on m’a offert de suivre quelques cours de formation en médiation, ce qui m’a fait connaître le domaine de la résolution des différends. À cette époque, les tribunaux, y compris les tribunaux administratifs, commençaient à adopter avec enthousiasme le mode substitutif de résolution des différends, et une profusion de cours et de programmes étaient élaborés à l’échelle de la province. Après quelques années de travail au Tribunal, je me suis jointe au CIPVP à titre de médiatrice en 2000 et depuis, j’exerce les fonctions de médiatrice et différentes fonctions connexes.
Pour ce qui est des compétences qu’une médiatrice ou un médiateur doit avoir, il y a évidemment beaucoup de cours que tous nos médiateurs au CIPVP ont suivis pour être accrédités comme médiateurs. D’après moi, la compétence la plus importante qu’un médiateur doit avoir, c’est la capacité d’écoute. Il est essentiel d’être capable d’écouter pour comprendre et aider les parties pendant tout le processus de médiation. Les personnes qui se présentent à notre bureau, ou à n’importe quel organisme d’appel du gouvernement, ont une histoire, ont une raison de déposer un appel, ont un enjeu qui est très important pour elles et elles ont des antécédents. Elles ont besoin de se sentir écoutées et comprises. Pour un médiateur, la capacité d’écouter attentivement ce que sont leurs besoins, leurs préoccupations et leurs intérêts joue un rôle important pour établir un rapport avec les parties, obtenir leur confiance et finalement, espérer pouvoir les aider à régler leur différend.
Je pense aussi que la patience peut être réellement importante, parce qu’un médiateur s’occupe de différends à longueur de journée. C’est un processus qui peut être très long et épuisant, et il faut avoir beaucoup de patience pour permettre aux parties de le traverser et en arriver à un règlement, peu importe combien de temps il faut pour y parvenir. D’après moi, ce sont des compétences vraiment très importantes qu’un médiateur doit avoir.
PK :
Et comme vous le dites, ces compétences ne sont pas nécessairement enseignées dans des cours, mais c’est le genre d’expérience qu’on acquiert sur le tas et pendant de nombreuses années de travail dans ce secteur, comme vous l’avez fait.
Beaucoup de nos auditeurs ne connaissent peut-être pas très bien le processus de médiation, comment cela fonctionne, en particulier dans le contexte des appels relatifs à l’accès à l’information. Pouvez-vous nous donner un aperçu du processus de médiation au CIPVP?
Shaun :
D’entrée de jeu, je dirais que la médiation est le mode de règlement des différends que privilégie le CIPVP. Après avoir reçu un appel, notre bureau s’assure que nous avons toute la documentation et tous les documents en cause à l’étape du traitement des demandes du processus d’appel, puis le dossier est envoyé à la médiation. La médiatrice ou le médiateur reçoit le dossier, examine évidemment tous les documents et la correspondance qu’il contient, puis essentiellement, il détermine comment le processus se déroulera, car chaque appel que nous recevons à notre bureau est unique. Chaque dossier comprend ses propres circonstances particulières et ses propres enjeux, et la médiatrice ou le médiateur décide comment se fera la médiation.
Il communique évidemment avec les deux parties. Et le rôle du médiateur est vraiment d’informer les parties sur le processus. Nous passons en revue avec elles tout le processus de médiation et la législation sur l’accès à l’information.
Nous travaillons avec les parties, en fait, particulièrement avec l’appelant, afin de clarifier les éléments du différend. Quel est l’objet de l’appel? Quelles sont les préoccupations de l’appelant? Pourquoi fait-il appel? Notre travail, et notre but, vraiment, c’est de tenter de régler tous les éléments de l’appel. Ou, si nous sommes incapables de les régler tous, d’en réduire le nombre et de déterminer les enjeux qui peuvent passer à l’arbitrage, le stade suivant du processus d’appel, si le dossier n’est pas réglé au stade de la médiation. Nous essayons vraiment de travailler avec toutes les parties pour en arriver à un règlement volontaire, mutuellement acceptable, des enjeux et du différend. Et essentiellement, il peut s’agir de réduire le nombre de documents en cause et d’exceptions invoquées.
Une partie du travail de médiation consiste aussi à donner aux parties des avis consultatifs fondés sur les ordonnances antérieures du CIPVP. Nous avons des centaines et des centaines d’ordonnances dans notre site Web que les appelants et les institutions peuvent consulter, mais le rôle du médiateur consiste à consulter ces ordonnances et à donner aux parties son opinion sur l’issue probable du dossier s’il passe au stade de l’arbitrage.
Il est important aussi de souligner que les médiateurs sont neutres. Nous sommes des tierces parties neutres, donc nous pouvons donner des opinions, mais nous ne prenons pas de décisions.
Pour ce qui est d’informer les parties, nous leur remettons bon nombre de documents d’orientation que notre bureau a élaborés au fil des ans. Nous avons des bulletins d’interprétation qui expliquent les exceptions d’une manière compréhensible. Les exemples donnés dans un langage simple permettent d’expliquer ces exceptions aux parties. Nous leur remettons donc des feuilles-info, des documents d’orientation et des ordonnances pour faciliter le processus de médiation.
Pour ce qui est de la démarche de médiation, nous utilisons des approches fondées sur les intérêts et les droits. Ensuite, pour ce qui est des méthodes de médiation, nous faisons parfois de la médiation navette, c’est-à-dire que le médiateur dirige les pourparlers entre les parties, en passant d’une à l’autre. Cependant, la méthode de médiation que nous privilégions est de tenir une téléconférence avec les parties, ou des réunions en personne ou sur Teams avec elles parce qu’il est très important que les parties soient ensemble au même moment pour faciliter la communication entre elles.
C’est là que, vraiment, la médiation se fait. C’est là que les parties peuvent expliquer leur position à l’autre partie. Nous pouvons favoriser la confiance et la communication entre les parties. Cela améliore les interactions futures lorsque la relation entre les deux se poursuit.
Il y a souvent un manque de communication au stade de la demande, et c’est malheureux parce que quand une personne se présente à la médiation, nous nous rendons compte que si un problème avait été réglé au moment de la demande, il n’y aurait peut-être pas été nécessaire de déposer un appel. Parfois, il s’agit donc simplement de déterminer les intérêts des parties. Il est donc très important d’organiser une téléconférence pour permettre aux parties de communiquer directement au lieu d’avoir un processus de va-et-vient long et épuisant qui nous oblige à faire une médiation navette.
Cependant, selon les circonstances de l’appel et les enjeux, le médiateur décide de la méthode appropriée, et nous tenterons de régler l’appel du mieux que nous pouvons et aussi vite que possible. Si le dossier n’est pas réglé, nous déposons un rapport de médiation à la fin du processus et préparons le dossier pour l’arbitrage…
PK :
… qui est un moyen plus structuré de résoudre un dossier devant notre tribunal, évidemment.
Shaun :
Oui, absolument. Très bon point. Fondamentalement, le processus de médiation est moins structuré et permet, comme je l’ai dit, une communication directe entre les parties contrairement à l’arbitrage, qui est un processus beaucoup plus structuré qui se fait au moyen d’observations écrites que fournissent les parties.
PK :
Une ou deux choses que vous avez dites m’ont beaucoup intéressée, et c’est comment vous mesurez la réussite comme médiatrice. Réussir ne signifie pas toujours régler un dossier complètement, mais même un règlement partiel, par exemple, circonscrire les enjeux ou réduire le nombre de documents en cause, est un succès en soi.
Vous avez dit une autre chose vraiment importante et j’en suis venue à la comprendre moi-même, c’est le rôle d’éducation que joue la médiatrice ou le médiateur. Vous jouez un rôle important en informant les parties qui ne comprennent pas nécessairement le processus. Parfois, c’est la coordonnatrice ou le coordonnateur de l’accès à l’information d’une petite institution qui n’a pas nécessairement les ressources nécessaires pour pouvoir s’y consacrer à plein temps. Elle ou il apprend sur le tas, en même temps que l’appelant, et le rôle d’éducation de la médiatrice est alors fondamental. Je tiens à vous remercier pour le travail important que vous faites à ce niveau. Vous avez mentionné les bulletins d’interprétation, et c’est une nouvelle ressource de notre bureau que les parties ont appris à apprécier et apprécieront encore plus parce que c’est un moyen très accessible de s’informer sur la façon dont nous interprétons la loi ou certaines dispositions.
Vous avez mentionné l’approche fondée sur les intérêts et l’approche fondée sur les droits. Pouvez-vous nous donner quelques précisions? Quelle est la différence entre les deux?
Shaun :
Quand je dis que nous adoptons une approche à la médiation fondée sur les intérêts et une approche fondée sur les droits, nous appliquons parfois les deux approches en même temps. Si nous regardons l’approche fondée sur les droits, fondamentalement, cela signifie que nous déterminons si l’appelant a un droit d’accès à l’information. Est-ce que des exceptions s’appliquent à cette information? Est-ce que l’institution a bien exercé son pouvoir discrétionnaire de ne pas la divulguer ou d’appliquer ces exceptions? Dans les faits, l’approche fondée sur les droits met davantage l’accès sur les documents comme tels et est fondée sur les ordonnances antérieures, que le particulier ait le droit ou non d’avoir accès à cette information.
Il est important de noter que les documents sont souvent divulgués pendant la médiation. Une institution peut accepter de rendre une décision révisée à l’appelant avec des documents supplémentaires. Il se peut que les circonstances aient changé ou qu’une exception ait été appliquée incorrectement ou encore que l’institution ait tenu compte des ordonnances pertinentes et de l’opinion de la médiatrice ou du médiateur voulant que l’exception ne s’applique probablement pas.
Sans être trop technique, disons qu’il y a des exceptions discrétionnaires et des exceptions obligatoires qu’une institution peut invoquer pour ne pas divulguer des renseignements. Avec les exceptions discrétionnaires, il y a beaucoup de place pour la médiation parce que l’institution peut également utiliser son pouvoir discrétionnaire de divulguer les renseignements. Dans ce cas, le document peut être divulgué.
S’il s’agit d’une médiation fondée sur des intérêts, ce qu’il faut déterminer fondamentalement ce sont les intérêts sous-jacents des parties. Quels sont les véritables intérêts de l’appelant? Qu’est-ce qui l’a amené à notre tribunal? Quel genre d’information recherche-t-il?
Quand une personne dépose un appel, il peut y avoir des centaines, voire des milliers, de pages de documents en jeu. Alors, nous nous demandons si le demandeur veut réellement que chaque document soit pris en compte dans l’appel. Nous nous efforçons de comprendre sur quoi porte la demande. Quels renseignements le demandeur veut-il obtenir? Et qu’est-ce qui serait satisfaisant pour résoudre l’appel?
L’appelant ne veut peut-être pas des milliers de pages de documents, mais peut-être un document en particulier. Il ne veut peut-être même pas un document, mais simplement avoir réponse à une question et l’institution peut la lui donner d’une manière qui le satisfait. Il est possible aussi que la réponse ne se trouve pas dans les documents en cause, mais l’institution peut, à sa discrétion, fournir l’information à l’appelant pendant une téléconférence. Ce peut être présenter des excuses pour un incident qui s’est produit et qui a fait en sorte que la personne est insatisfaite. Et l’institution peut donner des renseignements de base à un appelant concernant une situation ou un incident et soit présenter des excuses, soit donner une explication.
Pour un appelant, il n’est pas très pertinent de recevoir une décision d’une institution qui se contente d’énumérer toutes les exceptions invoquées et qui indique : « Votre appel est rejeté en vertu des articles 14, 15, 16 et 17 de la Loi ». Donc, pour ce qui est de l’approche fondée sur les intérêts, l’institution peut en fait prendre le temps d’expliquer les exceptions et pourquoi elle les invoque. Cela peut permettre de mieux comprendre les documents, peut-être sans en divulguer le contenu, mais fournir des renseignements de base ou une explication concernant le document qui peut satisfaire l’appelant.
La téléconférence fondée sur les intérêts peut donner lieu à une foule d’autres options. Il peut être possible de régler un problème sans passer par le processus d’accès à l’information. Et je pense que probablement, l’aspect le plus important de l’approche fondée sur les intérêts, c’est que le processus est plus rapide que l’approche fondée sur les droits quand des centaines de pages de documents sont en cause. En fait, l’approche fondée sur les intérêts peut se traduire par la divulgation d’une très petite quantité de documents. Si une personne est satisfaite d’une explication ou reçoit l’information qu’elle demande d’une autre façon, cela peut contribuer à régler l’appel. Voilà donc la principale différence.
PK :
Donc, si je comprends bien, dans une médiation fondée sur les intérêts, ce n’est pas tant l’interprétation technique de la loi, qui a raison et qui a tort, mais c’est plutôt écouter les deux parties, essayer de comprendre les enjeux sous-jacents, ce que le demandeur veut réellement. Et comment l’institution, dans bien des cas, peut répondre à la demande sans avoir à consulter des milliers de documents.
Shaun :
Oui. Lors d’une téléconférence de médiation, il y a des expressions, des mots-clés que le médiateur remarque tout de suite. Et l’une de ces expressions, c’est : « Tout ce que je veux vraiment, c’est savoir… ». C’est à ce moment que l’on peut réellement s’appuyer sur ce que la personne veut vraiment et ce qu’on peut faire pour lui fournir cette information. Même si elle n’a pas le droit d’avoir accès à un document parce que l’institution invoque une exception légitime, il peut y avoir une autre façon de répondre à la demande sans fermer la porte complètement. La médiation peut donner lieu à tout un éventail de solutions qui transcendent l’approche fondée sur les droits.
PK :
Pouvez-vous donner un exemple de cas où la médiation a permis de régler un appel lié à la protection de la vie privée?
Shaun :
Dans notre rapport annuel, nous publions des réussites en médiation. Les personnes qui voudraient des exemples peuvent les consulter.
Cependant, pour donner un exemple concret, j’ai traité récemment un dossier qui portait sur une demande qu’un particulier avait adressée à un canton pour obtenir un renseignement précis. En fait, il s’agissait essentiellement de deux différentes demandes. Le particulier en question voulait obtenir des renseignements sur les activités d’un chef du service des bâtiments au cours d’une longue période, y compris tous les sites qu’il avait visités ainsi que les mesures et les décisions qui avaient été prises à la suite de ces visites. La demande portait également sur les dépenses du canton sur de nombreuses années, y compris les dates, les montants et les motifs des paiements. Le canton a établi que la demande était frivole et vexatoire compte tenu de la quantité de renseignements demandés.
Nous nous sommes donc retrouvés dans une situation où l’appelant a interjeté appel de la décision. Il y avait beaucoup de méfiance et d’acrimonie entre les parties. Beaucoup de travail préliminaire avait été fait avant la téléconférence. J’ai remis aux parties notre feuille-info sur les demandes frivoles et vexatoires, avec des ordonnances antérieures. Je me suis entretenue avec l’appelant pour réellement tirer au clair ses intérêts sous-jacents. Qu’est-ce qu’il recherchait vraiment? À quelles questions voulait-il obtenir réponse? Et j’ai pu communiquer ces renseignements au canton pour lui permettre de se préparer à répondre à ces questions pendant la téléconférence.
Puis nous avons eu une téléconférence avec toutes les parties. Et je pense que la clé du succès de cette médiation, qui a permis de régler le différend, est due au fait qu’elle a réuni les bonnes parties à la table. Alors, en plus du directeur général, que la plupart des municipalités invitent à la table, il y avait aussi des gens qui étaient des experts de l’objet de la demande. Ont donc été invités à la téléconférence le chef du service des bâtiments et le trésorier. Ces deux personnes ont pu répondre aux questions de l’appelant et aussi l’aider à réviser ses demandes et les périodes sur lesquelles elles portaient afin de tenir compte de ses intérêts et de ce qu’il recherchait réellement.
En définitive, la demande a été révisée, ce qui a permis de réduire considérablement le travail que l’institution devait accomplir, y compris le temps de recherche et de préparation, ainsi que les droits à exiger. C’était donc une situation gagnante pour les deux parties. L’institution a cessé de considérer la demande comme frivole et vexatoire et nous avons pu régler cet appel.
Et c’était satisfaisant parce que, comme je l’ai dit, les parties entretenaient une relation acrimonieuse de longue date. Au début, parfois, les parties hésitent beaucoup à participer et pensent qu’il n’y a aucun moyen de régler le problème. Et vous seriez surprise de voir que quand on réunit des gens, pendant la médiation, ils commencent à faire tomber les barrières et à faire tomber leurs murs, et à se concentrer sur le problème. Il est intéressant de voir quand un changement se produit dans le processus et que des gens qui tenaient mordicus à leur opinion reconnaissent soudain qu’il y a peut-être une option ou une solution qui conviendra aux deux parties. Alors, voilà un exemple.
Une de nos médiatrices a récemment réglé un appel qui portait sur plus de 70 000 pages de documents. Avec notre équipe, nous avons célébré cet exploit parce que ce fut un grand succès. Et dans ce cas, un ministère était en cause. Pendant la médiation, un représentant du ministère a fourni une description très détaillée des genres de documents qui étaient en cause et auxquels l’accès était refusé. Il a indiqué pour quelle raison il avait décidé d’appliquer les exceptions et exclu certains documents. Et il a décrit en détail les recherches qui avaient été effectuées.
Et dans ce cas, la médiatrice a donné son opinion en se fondant sur la loi et sur les ordonnances antérieures du CIPVP. En définitive, l’appelant était satisfait. La médiation est très fructueuse quand on peut régler un dossier qui compte plus de 70 000 pages et qui, sinon, serait passé à l’arbitrage, où l’équipe aurait dû y consacrer énormément de temps.
PK :
Donc, dans le deuxième exemple, il n’a pas été nécessaire d’accorder l’accès aux 70 000 documents?
Shaun :
Exactement. Ces pages n’ont pas été divulguées, mais l’appelant a reçu d’autres renseignements qu’il recherchait et qu’il jugeait satisfaisants.
PK :
Ça me réjouit, comme vous pouvez l’imaginer, parce que tout le monde est à court de ressources.
Shaun :
Exactement!
PK :
Les institutions, les parties et notre bureau. Nous aussi, nous profitons de ces succès parce que les ressources dont nous disposons sont limitées. Comment, selon vous, la médiation contribue-t-elle à l’efficacité du processus de l’accès à l’information?
Shaun :
La médiation est la méthode que le CIPVP privilégie pour résoudre les différends. Et quand on regarde nos statistiques depuis de nombreuses années, année après année, 70 % des appels sont entièrement réglés au stade de la médiation. C’est un nombre énorme d’appels qui sont complètement réglés sans nécessiter un long processus d’arbitrage.
En 2023, 68 % de nos appels ont été entièrement réglés et 17 % de plus ont été partiellement réglés. Je le répète, mais c’est énorme, c’est une statistique qui représente une très grande réussite pour notre équipe.
Alors, il est évident que ces règlements améliorent l’efficacité du processus. La médiation comporte d’importants avantages pour les deux parties. Les parties peuvent conserver leur contrôle sur l’issue du processus. Donc, au lieu de passer à l’arbitrage où une partie « gagne » et l’autre « perd », nous aimons dire que c’est un règlement où chaque partie trouve son compte, ce qui n’est pas nécessairement le cas en arbitrage. L’arbitrage est un processus plus structuré, plus antagoniste, qui exige plus de main-d’œuvre. La médiation permet donc d’épargner beaucoup de temps et d’argent pour les parties. Même si un dossier n’est pas complètement réglé, il est tout de même très important de passer par le processus de médiation, parce que souvent, si un problème n’est pas entièrement réglé, la médiation peut contribuer beaucoup à réduire le nombre de documents et d’exceptions en jeu. Il est donc possible de cerner clairement les enjeux, ce qui facilite le processus d’arbitrage.
PK :
J’aime les exemples que vous avez donnés parce que cela témoigne de façon très éloquente du rôle important que vous et les autres médiateurs de notre bureau jouez pour susciter la confiance entre les parties. Et il ne faut absolument pas sous-estimer votre rôle parce qu’il faut un talent spécial pour rassembler les parties, établir un climat de confiance et mettre au jour des solutions créatives, en toute bonne foi.
Dans la plupart des cas, vous avez affaire à des participants favorables, coopératifs, qui ont mal compris certaines choses, ont eu des problèmes de communication ou ont besoin d’information, mais qui, généralement, agissent de bonne foi et sont coopératifs pendant le processus. Cependant, ils ne sont pas toujours aussi coopératifs. Et je me demande, lorsque vous avez des cas plus difficiles à régler, quelles options vous avez en tant que médiatrice pour prendre le contrôle du processus.
Shaun :
Une partie du rôle du médiateur ou de la médiatrice consiste à faciliter le processus, et nous en sommes fondamentalement responsables. Nous décidons comment les choses se passent, les méthodes de médiation, ce genre de chose.
Malheureusement, il y a aussi des situations où les gens ne sont peut-être pas aussi coopératifs qu’il le faudrait. Nous avons certains outils que notre bureau a élaborés pour nous aider à faire face à ces situations. Par exemple, nous avons un code de conduite qui est sur notre site Web et s’applique à toutes les parties. Fondamentalement, il établit des règles de base et des règles de conduite pour les personnes qui participent non seulement à la médiation, mais à tous les stades du processus d’appel. Et de toute évidence, les gens doivent être respectueux non seulement envers la médiatrice ou le médiateur, mais aussi les uns envers et les autres, et envers le processus. Nous pouvons donc compter sur notre code de conduite.
En fait, nous avons tout juste mis à jour notre code de procédure pour les appels interjetés en vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP. Si je ne me trompe pas, il entrera en vigueur le 9 septembre. Le code de procédure contient des outils qui ont été mis à jour pour nous aider à avoir un peu plus de contrôle sur le processus lorsque des parties sont récalcitrantes ou se livrent à de l’obstruction.
Le code mis à jour permet donc aux médiateurs de faire passer un appel au stade de l’arbitrage ou à une autre partie du processus d’appel, selon le cas, pour régler les questions en suspens. Lorsque la médiation n’est plus possible ou qu’un appelant ne souhaite pas que l’appel passe au stade de l’arbitrage ou à un autre stade du processus d’appel, mais que le dossier n’avance plus, l’appel est clos. Lorsqu’un appelant ne respecte pas les délais et que le médiateur est incapable de communiquer avec lui après plusieurs tentatives, nous pouvons clore l’appel et le considérer comme abandonné. En outre, l’appelant qui se conduit de façon vexatoire peut être considéré comme un plaideur quérulent, et l’appel peut être clos au motif qu’il représente un abus de procédure.
Ce sont là quelques outils que nous espérons ne pas avoir à utiliser trop souvent. En général, les parties veulent collaborer et agissent de bonne foi pour tenter de régler les questions en litige, et ce que nous devons faire surtout, c’est nous assurer que l’appel progresse bien. Et nous ne voulons pas nous enliser à l’une ou l’autre des étapes du processus parce que des parties refusent de coopérer ou ne participent pas activement au processus.
PK :
C’est un excellent aperçu et oui, le code révisé est dans notre site Web et il entrera effectivement en vigueur le 9 septembre. Merci de le mentionner, parce que ce sera très important pour de nombreuses institutions, et pour les Ontariennes et Ontariens qui écoutent notre balado.
Shaun, une dernière question. J’aimerais que vous donniez des conseils aux personnes qui entreprennent le processus de médiation pour régler un appel en matière d’accès. Que diriez-vous qu’elles peuvent espérer de ce processus et comment devraient-elles se préparer pour une médiation efficace et réussie?
Shaun :
Nous souhaitons réellement que les parties soient ouvertes d’esprit et qu’elles s’engagent activement dans le processus. Il est important qu’elles fassent confiance aux médiateurs. Nous avons une équipe de médiateurs qui sont extrêmement bien informés. Ce sont des experts qui connaissent la loi et le processus de médiation. Ils sont disposés à écouter les parties et à prendre le temps qu’il faut pour les aider à régler l’appel. Il est vraiment important de s’engager dans le processus avec la volonté d’y participer, avec l’aide du médiateur ou de la médiatrice qui facilitera le processus.
Les institutions, quant à elles, devraient définitivement se préparer au processus en dressant un index des documents, lorsque c’est possible, et y inclure le plus de détails possible, afin que cet index soit remis à l’appelant pour l’aider à comprendre ce que sont les documents et quelles exceptions sont invoquées à leur sujet. Parce qu’il arrive souvent que des appelants entreprennent le processus sans même savoir ce que sont les documents. Tout ce qu’ils ont est une décision qui fait état d’un certain nombre d’exceptions. Un index des documents est donc très important pour aider à régler un certain nombre de documents en cause.
Comme je l’ai dit plus tôt, il faut s’assurer que les décideurs sont disponibles pour participer au processus. Et s’ils ne sont pas disponibles pour participer à la téléconférence le jour prévu, au moins, ils doivent s’assurer d’avoir un accès rapide parce qu’il n’y a rien de pire que de participer à un processus d’appel, où toutes les parties commencent à s’entendre et tout le monde est enthousiaste et heureux, et soudain quelqu’un doit aller obtenir des approbations. Et cela peut prendre des semaines, voire des mois, ce qui peut retarder le processus, voire le contrecarrer. Il faut donc maintenir l’élan et essayer de régler les choses le plus rapidement possible. Il faut que les décideurs soient disponibles, et que des experts en la matière puissent répondre aux questions éventuelles des appelants et savoir décrire les documents.
PK :
Comme le chef du service des bâtiments de votre exemple.
Shaun :
Exactement.
PK:
Qui illustrait parfaitement comment le processus peut être efficace quand il y a un expert disponible pour répondre aux questions.
Shaun:
Exactement. Une autre chose importante : soyez préparé à donner des explications et à discuter de la nature générale des documents, et peut-être des raisons pour lesquelles ils ne sont pas divulgués. Vous n’avez pas à divulguer le fond d’un document, évidemment, mais l’institution a le devoir d’expliquer ce qu’elle refuse de divulguer et pourquoi, en vertu de quelles exceptions, et fournir une explication à ce sujet. Alors, au lieu d’attendre qu’un dossier soit envoyé à l’arbitrage où vous il faudra fournir tous ces détails par écrit, vous pouvez le faire au stade de la médiation, ce qui aidera tout le monde à trouver une solution beaucoup plus rapidement.
Il est important aussi pour les institutions de reconnaître qu’il y a un déséquilibre de pouvoir ici, non? Les appelants ne savent pas toujours ce qu’ils recherchent. Que sont les documents exactement? Peut-être que leur demande est très générale parce qu’ils ne savent même pas quel document en particulier ils devraient demander. Ils se sont peut-être vu accorder un accès partiel, mais la plupart des documents sont peut-être caviardés. Il est donc important de reconnaître que les institutions peuvent leur expliquer un peu ce qui n’est pas divulgué et pourquoi.
Un conseil aux deux parties : préparez-vous avant la téléconférence. Pour les appelants, cela signifie essayer de souligner les documents particuliers qui les intéressent le plus. Souvent, les institutions fournissent un index des documents avec leur décision au stade de la demande. Cela est très utile et j’encourage les appelants à préciser les documents dont ils veulent parler pendant la médiation.
Autre conseil aux deux parties, s’il vous plaît, répondez au médiateur en temps utile. Il est très important de respecter les délais, de respecter vos engagements. Alors, si vous dites que vous ferez quelque chose à une certaine date, s’il vous plaît, faites-le. C’est vraiment, vraiment très important de faire avancer le processus.
S’il vous plaît, respectez l’avis consultatif des médiatrices ou des médiateurs. Ils sont des spécialistes de la législation. Ils font des recherches et examinent les ordonnances pertinentes de notre bureau.
Et essayez de comprendre la partie adverse et de l’écouter. Tenez compte des propositions présentées pendant la médiation. Il s’agit de comprendre le point de vue des parties.
Les appelants sont parfois en colère contre le gouvernement, la bureaucratie. Ils ont peut-être de longs antécédents auprès d’une institution. Alors, quand ils arrivent à notre bureau, il est important de leur laisser du temps et, comme je l’ai dit plus tôt, de les laisser parler de leurs intérêts. Il est très important pour eux de se sentir écoutés, et pas seulement par la médiatrice ou le médiateur, mais aussi par l’autre partie.
Il est parfois important aussi que les institutions fassent comprendre aux appelants que souvent, elles manquent de ressources. Ce sont des gens qui travaillent dans des délais très serrés. Ils ont 30 jours pour répondre à une demande d’accès à l’information et ils doivent peut-être composer avec des demandes portant sur une très grande quantité de documents. Il arrive qu’une demande ne soit pas claire, ou qu’elle porte sur des milliers de documents. De nos jours, nous travaillons dans un environnement où la plupart des documents sont numérisés, ce qui représente un défi supplémentaire pour le personnel de l’accès à l’information qui traite les demandes.
Les parties qui se présentent à une séance de médiation et ont la possibilité d’écouter les autres parties finissent par reconnaître qu’il faut trouver un moyen de rendre ce processus fructueux pour tout le monde. Pour être efficace, la médiation nécessite l’engagement de toutes les parties, et le rôle de la médiatrice ou du médiateur est alors d’aider à obtenir cet engagement et de trouver une solution aux enjeux et aux différends du mieux que nous pouvons.
PK :
Merci beaucoup, Shaun, de vous être jointe à nous aujourd’hui et d’avoir partagé avec nous vos dizaines d’années d’expérience en tant que médiatrice. Il est bon d’écouter quelqu’un comme vous qui aide les Ontariennes et les Ontariens tous les jours, aux premières lignes, et qui nous raconte les demandes d’accès à l’information et les appels dont elle s’occupe, et nous explique comment le processus se déroule concrètement.
J’ai beaucoup appris au sujet du rôle de médiatrice ou médiateur et de tout ce que vous faites, vous et nos autres médiateurs qualifiés, ici au CIPVP, pour susciter la confiance entre les parties, les informer et les amener à trouver des solutions qui sont mutuellement satisfaisantes. Je vous admire énormément, vous et tous les autres médiateurs du CIPVP, qui mettez votre expérience, vos compétences, votre passion et votre dévouement au service de votre travail. Alors, au nom de nous tous, merci infiniment pour le travail que vous faites.
Shaun :
Merci beaucoup de m’avoir invitée.
PK :
À tous nos auditeurs, nous espérons que vous comprenez mieux le processus de médiation au CIPVP et pourquoi ce peut être un moyen très utile de résoudre les appels en matière d’accès à l’information. Si vous voulez en savoir plus sur le processus de traitement et d’appel des demandes d’accès à l’information, je vous invite à écouter un autre épisode de L’info, ça compte, qui remonte à notre première saison et s’intitule Démystifier le processus d’accès à l’information, qui vous donne un excellent aperçu. Je vous encourage aussi à visiter notre site Web à ipc.on.ca/fr pour en savoir davantage au sujet des demandes d’accès à l’information et du dépôt d’un appel au CIPVP. Vous pouvez nous appeler ou nous envoyer un courriel si vous avez besoin d’aide ou si vous voulez des renseignements généraux concernant les lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
Voilà, c’est tout pour aujourd’hui. Merci de vous être joint à nous pour cet épisode de L’info, ça compte. À la prochaine.
Ici Patricia Kosseim, commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, et vous avez écouté L’info, ça compte. Si vous avez aimé ce balado, laissez-nous une note ou un commentaire. Si vous souhaitez que nous traitions d’un sujet qui concerne l’accès à l’information ou la protection de la vie privée dans un épisode futur, communiquez avec nous. Envoyez-nous un message à @cipvp_ontario ou un courriel à podcast@ipc.on.ca. Merci d’avoir été des nôtres, et à bientôt pour d’autres conversations sur les gens, la protection de la vie privée et l’accès à l’information. S’il est question d’information, nous en parlerons.